【朝・夜・週末のルーティン化が生産性を飛躍的に向上させる】

「おおっ!そうだそうだ!」

 

いつも業務過多になってくると、私は時間管理の本を読みます。

 

前職の上司に渡された時間管理の本に載っていた「キコリのジレンマ」という話が頭にこびりついており、業務過多になればなるほど、一度立ち止まることを意識しています。

 

ここ最近も業務過多になっているため、一度立ち止まり時間管理の本を読む。

 

「おおっ!そうだそうだ!」

 

その中に書いてあることを見ると、一度はやっていたもののいつの間にか止めてしまっていたことに改めて気づかされます。

 

まずはメールの仕分け。

 

1日に相当数のメールがメールフォルダに入ってきますが、その中には読む必要のないものも多くあります。

 

昔は読んでいたが、今は読んでいないメルマガ。

 

登録した覚えのないメルマガ(なんでこんなものがあるんや?)。

 

システムから自動配信されるメール。

 

など。

 

メールがきた瞬間に削除していたため、あまり問題視していなかったのですが、そもそもそんなメールに意識を持っていかれる時間が無駄。

 

1回あたり2秒程度の作業だとして30通くれば1分。

 

しかし、集中状態が途切れるという側面を含めると計算上よりはるかに大きな無駄を創出しています。

 

そんな事を改めて認識し、メールを仕分け。

 

読む必要のないものは「即ゴミ箱行き」に再設定しました。

 

その他にも、メール機能を閉じる、スマホのプッシュ通知を停止させるなど。

 

細かいことではありますが、集中状態を妨げるものを徹底的に排除しました。

 

そして過去やっていたことですが、今はやらなくなっていたことを再開。

 

朝にタスクをこなす順番を設定し、あとは感情を挟まずに処理。

 

面倒だという思いをシャットアウト。

 

重い仕事があっても面倒だという思いを断ち切り、順番通り進めていく。

 

過去のテレアポの経験が活きているのか、感情を殺すという作業はそれほど苦労なくできてしまうようです。

 

しかし、今回最も効果を感じているのが週末のタスク設定。

 

週末に翌々週までの仕事を俯瞰し、そのタスクを翌週までに処理するスケジュールを立てる。

 

そしてこのルーティンを毎週行う。

 

このルーティンを行うと翌週にやるべきタスクが膨大になり、1つ1つのタスク処理の時間を早めなければならないことが認識できます。

 

このルーティンが最も効果があったという事は、なんだかんだいって以下の2つが業務過多の原因と言えます。

 

  • 1つのタスクに無駄に時間をかけすぎている
  • タスク外の作業(重要でないもの)をいつの間にかやっている

 

結局、感情をコントロールすることで何とでもなるという業務量だったのです。

 

 

第Ⅱ領域の仕事をこなす仕組み

 

 

 

 

 

 

感情をコントロールすることで何とでもなると簡単にお伝えしましたが、実はこの「感情をコントロールすること」ができなくて苦労している人は多いはず。

 

「分かっちゃいるができないんだよね~」

 

そんな声も何処からともなく聞こえそうな気がしています。

 

しかし、意識でどうにもならないことは仕組みでコントロールする。

 

今回のように週末にタスク設定するというスケジュールを入れ、ルーティン化する。

 

そして先の業務を前倒しすることで、1つ1つの業務スピードを上げる。

 

ここ最近は時間外労働の上限規制が目の前に迫ってきており、生産性を上げるという事が大きな日本の課題になっています。

 

そんな問題に直面して、

 

「そんなことを言われても今の作業量では残業をなくす事なんか無理だし・・・」

 

とあなたは考えているかもしれません。

 

しかし、残業をなくすのが無理というのはただの思い込み。

 

実は集感情をコントロールしてあげれば、簡単に片付く問題かもしれません。

 

そして、感情をコントロールしていくために、どのような仕組みを取り入れるか。

 

ひとまず週末に「どうすべきか」というタスクを設定しても良いかもしれません。

 

 

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2019年02月09日コラム営業